一个成功的会议，会议服务在其中起着至关重要的作用，会议服务从开始前的一系列工作，到最后收尾工作贯穿在会议室中。会议服务工作是会议完整性的一部分，若某一环节出现问题都将使回忆不在完整。
一、会前准备工作流程
1、 确定会议主题与议题
要有切实的依据；必须要结合本单位的实际；要有明确的目的。
2、确定会议名称
会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题
来确定。
3、确定会议规模与规格
本着精简效能的原则会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。
4、确定会议时间、会期
会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
5、 确定会议所需用品和设备
（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、 桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。
（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，
例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。
6、建立会议组织机构
会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。
7、确定与会人员名单
出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。
8、确定会议地点
9、 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。
有时也考虑政治、经济、环境等因素。
10、安排会议议程与日程
会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，对会议所要通过的文件、所要解决的问 题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。
11、制发会议通知
会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。
会议通知的种类有书信式和柬帖式。
会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。
会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。
12、制作会议证件
会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。
13、准备会议文件资料
主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。
二、会中工作流程
1、报道及接待工作
2、组织签到
流程分别是：问好；指引客户就坐；引导客户填写参会确认函；发贵宾卡、姓氏牌；发资料；指引在休息室。
3、做好会议记录
摘要性的对会议进行简单的记录。
4、做好会议值班保卫工作
会议开始后，将会议室门关拢，站立于会议室左下角，呈45°面向客人，以便为临时出入会议室客人开门。
5、编写会议简报或快报
用专业的，资讯的形式对会议做一个简单的介绍。
6、会议信息工作
7、做好会议保密工作
特别是一些学术研究，成果展示等一些会议。
8、做好后勤保障工作
检查音响，空调设施设备，检查室内卫生的卫生，桌椅有无灰尘，口杯烟灰缸是否干净，保证室内空气清新无异味。做好送水、续水、撤换服务。
三、会后工作流程
1、安排与会人员离会
引导与会人员，按正常顺序，在指定通道安全有序的离开。
2、撰写回忆纪要
对此次会议的摘要进行撰写，方便为有关方提供必要的信息。
3、会议的宣传报道
4、会议文书的立卷归档
对会议进行立卷归档，方便后期的查询和利用。
5、催办与反馈工作
6、会议总结
对此次会议的优点和失误进行总结，不断提高会议服务质量。
